ביקורת נסיעות לחו"ל

חובר ע"י מוטי וולק - מבקר פנימי 054-4530549

עולמנו הפך לכפר גלובלי, כתוצאה מכך מנהלים ועובדים בארגונים וחברות טסים לעיתים לחו"ל לצורך:

פגישות עם לקוחות או ספקים, השתתפות בכנסים ותערוכות ונסיעות עיסקיות שונות.

ככל שפעילות החברה ענפה יותר בחו"ל, כן רבות הנסיעות וההוצאות בגינן.

המאמר אמור למפות למבקר הפנימי את אבני הדרך בביצוע ביקורת פנימית בנושא עלויות נסיעות לחו"ל.

1. נתונים כלליים לצורך ביקורת נסיעות לחו"ל

• תקציב נסיעות.

• רשימת נוסעים ,מועדים ויעדים לתקופת הבדיקה.

• פילוח עלויות לפי: עלויות טיסה, עלויות לינה בבתי מלון, עלויות השכרת רכב, אש"ל, אירוח, טלפונים ותקשורת.

• חישוב נתונים כגון: כמות נסיעות לתקופה, עלות ממוצעת לנסיעה, ימים ממוצעים בתפקיד בחו"ל.

2. פעילות בקרה שוטפת

• האם החברה מנצלת את הטבות הסוכן על פי ההסכם.

• הבדלי מחירים בהוצאות טיסה לאותם יעדים.

• האם החברה מנצלת את כרטיסי הנוסע המתמיד/ניקוד שהעובד מקבל.

• תקציב מול ביצוע.

• התקשרות עם משרד נסיעות. בדיקת התהליך האם בוצע מכרז ,בדיקת ההסכם ועמידה בו של החברות :אחוזי הנחה בונוסים וכו.

• נסיעות דחופות. כמות, עלויות עודפות, סיבות.

3. פעילות לפני הנסיעה

• האם קיים נוהל המגדיר את תהליך הבקשה ,האישור והבקרה תוך הדגשת המותר והאסור .

• תהליך אישור נסיעה לחו"ל.

• האם יעדי הנסיעה רשומים בטופס הבקשה.

• תכנון יעיל של נסיעות.

• האם קיים אחראי המרכז את כל הטיפול בנסיעות חו"ל.

• האם נלקח מטבע של מדינת היעד על מנת לחסוך עמלות המרה מדולרים.

4. פעילות לאחר חזרה ארצה

• התאמה בין הוצאות בפועל בנסיעה להוצאות שאושרו.

• חריגת הוצאות :לינה בבתי מלון ,אשל ,אירוח ,השכרת רכב ,מההוצאות המותרות.

• קבלת החזרי מע"מ על הוצאות בחו"ל :לינה ,אירוח ,כנסים ,הוצאות רכב.

• הגשת דוח נסיעה בזמן :כולל מטרות הנסיעה ופירוט הוצאות.

• החזר מקדמות מט"ח והתחשבנות עם הנוסע ,בדיקת שער ההתחשבנות.

• בדיקת דוח הנסיעה :תוך כמה זמן מההגשה ,התייחסות לגבי הוצאות חריגות ,האם מחייבים את העובד .

• בדיקת עלויות בהן מחייב משרד הנסיעות את החברה :שכירת רכב ,עלות בתי מלון ושירותי קרקע מול התשלום בפועל המשתקף מהשוברים שהנוסע  מחזיר לחברה ,בהם יש ציון של העלויות הנ"ל .

• בקרה על שימוש בכרטיסי אשראי של החברה או בכרטיסי אשראי של העובד וחיוב החברה בהוצאות הקשורות לנסיעה.

למידע נוסף על ביקורת עלויות ייבוא וייצוא לחצו כאן

למידע נוסף בנושא ביקורת הוצאות וטיפול ברכבי החברה

לחץ כאן לרישום מבקר חדש